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河北北方学院学生档案管理暂行办法

来源:信息公开办公室  发布时间:2017-09-22 00:00  阅读次数:683

校字〔2017〕149号

 

河北北方学院

关于印发《河北北方学院学生档案管理暂行办法》的通知

 

各单位、各部门:

    《河北北方学院学生档案管理暂行办法考勤管理规定(试行)》已经学校2017年7月14日校长办公会研究通过,现予印发,请认真贯彻执行。

 

 

河北北方学院

                          2017年9月14日

 

河北北方学院学生档案管理暂行办法

 

第一章  总 则

第一条  为进一步加强学生档案管理,提高档案管理水平,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,维护档案的真实性、严肃性,完善学校学生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在学生管理中的作用,保障学生正当权益,依据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生档案管理工作的政策、规定,结合我校实际情况,特制定本办法。

第二条  学生档案管理要坚持为学生服务原则,贯彻真实性、完整性和保密性的基本方针。

第三条  本办法适用于取得我校学籍的全日制普通高等教育本、专科学生。

第二章  档案的接收与管理

第四条  学生档案实行校、学院(系、部)两级管理,学生工作处就业指导中心为学生档案的归口管理部门,各学院(系、部)具体负责学生在校期间的档案材料收集、整理、归档和保管工作。

第五条  新生入学后,一律将本人档案交所在学院(系、部)办公室,由学院(系、部)指定专人保管。如档案材料不符合要求或材料不全,新生应及时补充。

第三章  归档范围与要求

第六条  学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:

入学时材料:高中毕业生登记表、高考报名信息表、高考体检表、入团志愿书、学生基本情况表、综合素质评价表或综合素质报告册、普通高校录取新生综合信息登记表、高考成绩等材料;

入学后材料:毕业成绩单、休学审批表、退学审批表、转学审批表、转专业审批表、复学审批表、学年自我鉴定表、奖励与处分材料、团员材料、高校毕业生登记表、学生基本情况登记表、实习鉴定表、学士学位申请书(本科)、考取教师资格证学生材料(申请表、体检表、思想品德鉴定表)等材料。

第七条  各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。

第八条  归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料,必须加盖部门公章。

第九条  所有归档材料必须是手续完备的最终材料。

第十条  上交学校归档材料前,有关单位应使用学校统一印制的学生专用档案袋,按照档案袋上提示内容注明学生的有关信息。装入档案袋中的学生材料,要认真核对,保证档案材料不错装、漏装。归档材料交接时,交接双方经办人要履行签字手续。

第十一条  如归档材料不符合归档要求,接收单位有权退回,由送交单位按要求重新组织整理。

第四章  档案的查阅

第十二条  因工作需要,以下人员可阅学生档案:

1.学校、学院(系、部)领导;

2.与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人;

3.持有证明或介绍信的外单位人事部门等来人;

其他人员未经批准,不得借阅学生档案。

第十三条  档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由。

第十四条  任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改圈划、批注、抽取、撤换档案材料;未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十五条  任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记材料要妥善保管。

第十六条  学生档案一般只能在档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时,应说明理由,经学院(系、部)档案管理部门负责人批准后,可办理借出手续。办理借出手续时应注明日期并保证按期归还。

第五章  档案转递及查询

第十七条  档案的转递由学生工作处就业指导中心统一负责办理。

第十八条  毕业生档案寄出前,学生工作处就业指导中心要逐一审查档案寄往地址是否准确,寄往单位是否具有接收档案的资格,以免错寄或遗失。

第十九条  各学院(系、部)转交到学生处就业指导中心档案时,必须有专人负责办理档案转交登记手续并填写《档案移交书》。因违纪受到处分的学生档案单独整理,交学生处学生科,学生科审核、封档后转交就业指导中心。

第二十条  档案转递后,学生工作处就业指导中心负责档案的查询工作,查询期为半年。离校学生尤其是毕业生要主动向档案接收单位查询档案,如发现档案未到,应及时告知学生工作处就业指导中心,以免档案遗失,如遇不确定因素出现档案丢失,经核实可予以补办,补办内容仅限大学期间档案。

第二十一条  个人档案一般不允许自带,有特殊情况需要自带的,必须持档案接收单位接收函和本人有效证件。

第六章  工作要求

第二十二条  未经批准,任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档案材料。所有学生应归档材料必须按要求归档。组织部、教务处、团委等部门要及时将学生入党材料、学生成绩、入团材料等相关材料移交各学院(系、部)。

第二十三条  学生档案整理完毕后,要按学生处就业指导中心通知及时移交;如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响的,有关人员应承担责任。

第二十四条  档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作。

第七章  附 则

第二十五条  本办法解释权在学生工作处。

第二十六条  本办法自发布之日起执行。